みなさんパソコン作業の時にミスが多くて上司に注意されることありませんか
このような方多いのではないでしょうか？
かくゆう私も「エクセルが使えずミスを連発する状態」には
長年悩んでいました。
私は５年間経理職として働いてきてミスをしないようなエクセルの作り方を学んできました。
この記事で書かれていること
- 経理職に必要なエクセルの使い方
- 一般的なエクセルよりも具体的な使い方
この記事から得られること
- ミスをなくすエクセル術
- 一般的な経理職に求められるエクセルスキル
それでは解説していきます。
本題に入る前に、このように思う方がいるかもしれません
この疑問に答えていきたいと思います。
実は、日本ではいまだにエクセルを使っている企業が大半です
実際、グーグルスプレットシートなどが無料で使えるようになった今でもエクセルの重要性は変わっていません
なので、エクセルが使えるだけで、かなりの評価アップになります。
ぜひ勉強してできるようになっていきましょう。
次にミスをなくすためのエクセル術を話していきます。
それは、この３つになります。
- 計算したエクセルには必ず計算が合っているのかチェック項目を設けておく
- できるだけ手作業を減らしマクロや数式を利用する
- 加工する前のワークシートは残しておく
順番に見ていきましょう
計算したエクセルには必ずチェック項目を設けておく
こんな方には 下の方に
自分でチェック機能を設けてみることをお勧めします。
エクセルでのチェック機能については以下のサイトを参考にしてください
この時追加するおすすめのチェック項目は
使った資料と金額の合計があっていることを確認する
がおすすめです。
エクセル作業でよく起こるのが
vlookupなどの関数を用いて、資料から転記する時に
うまく持って来れずに、合計金額が合わないことがあります。
また、チェックをすることが日常化することで、他の業務でもミスをしにくくなる効果もあります。
上記のことから、チェック項目を作成しておくことは絶対必要です。
チェック項目を設けておくことで、確認を癖つけることができます。
できるだけ手作業を減らしマクロや数式を利用する
エクセルを使うみなさんであれば、体感するかと思いますが
手作業が増えれば増えるほどミスをする確率も増えます。
なので、可能な限りマクロや数式を利用し
ルーティーン作業は自動化してしまいましょう。
次に、作っておくと汎用性が高くて便利なマクロについて
解説していきます。
今回特に使える３つについて紹介していきます。
１、シート名を取得する
２、Webデータの収集ができる
３、
シート名を取得する
このマクロはVBAを用いて行うものです。
シート名を取得できれば、シートが沢山あるブックでは
一気に数式を反映させたり汎用性が高く、時間を短縮できること間違いないです。
これができるようになると
例えば、子会社や店舗が多い会社がエクセルで店舗別のPLを作成する時に
シート名を全部取得できれば、簡単に変更や修正を加えることができます。
Webデータの収集ができる
加工する前のワークシートは残しておく
仕事をする時にこんなことよく起こります。
このようなことはよくあります。
かくゆう私も、
会社で使用している 管理会計用の店舗別のPLを値貼り付けしてしまい
後から修正するのは かなり大変でした。
この経験から
加工前のワークシートは残すようになりました
と思いますよね。
でも、このように簡単なことを積み重ねていくことが
ミスを減らし、作業を効率化できます。
まとめ
いかがでしたでしょうか
少しづつでも仕事の効率化をしていくことで
ミスなども減らすことができます
学んでいきましょう
