みなさんはこのように思っていませんか？
このように思っている方多いと思います。
最近このようなツイートをしました
【現職経理マンが語る❗️】
経理職の真実❗️一般のイメージ
👉
会計判断をたくさん行う❗️真実
👉
ルーティンワークが大半を占めていて単純作業もかなり多い🌀単純作業が楽しく出来ると
豊かになるよ😁#経理— くまねこ＠買取屋さん (@kumaneko_keiri) August 19, 2021
実際、作業が楽しくできれば、ミスも減り効率化できいいことづくめです。
５年目の経理マンでこの前、法人設立が完了！
もともと、作業は大嫌いだったのですが
このマインドを持つことで大好きになりました。
次にこの記事の内容について紹介します。
この記事で書かれていること
- 作業が好きになる７つの方法があり、単純作業への考え方
- 具体的に効率方法について
この記事のメリット
- 作業の効率化ができ、時間が確保できる
- 自動化によってケアレスミスがなくなる
この記事を実践していただくことで
嫌いな単純作業が苦痛なくこなせるようになります。
ではいきましょう
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作業が進む７つの方法
早速、方法について解説していきます。
具体的な方法としては以下の６つあります。
- 目標を設定する
- 仕事を分解してから取り掛かる
- やりやすい仕事を先に片付ける
- ひとりになって仕事をする
- 最初に1日の仕事の流れをイメージしておく
- 繰り返しの作業は、システム化しておく
- 苦手な作業を同じ部署内で交換する
目標を設定する
みなさんは目標をたてていますか？
作業を行う時に重要になってくるのは モチベーションを維持することです。
見えないゴールに向かって行動するのはとても難しく挫折してしまいます。
そんな時、目標があればモチベーションを維持でき、効率的に目標に向かって努力できます。
ここで具体的な目標の立て方について解説していきます。
手順としては３つあります
- 最終目標を立てる
- 最終目標までの間を１０等分しそれぞれ目標を設定する
- 毎日、最終目標までの距離と、中間目標までの距離を確認し軌道修正する
それぞれ説明していきます。
最終目標を立てる
ゴールを決める理由としては、到達点が判ればどのくらいの時間が必要か逆算できるからです。
また、ゴールはできるだけ具体的に設定してください
NG ：来週の月曜日までに資料を作る
OK ：１０日後の月曜日の１１時までに課長に提出する予算資料を１０ページ作成する
このようにすることで、イメージを鮮明にでき
タスクの重要性を認識できます。
また、行うタスクの難易度を確認することができます。
例えば、実際は３日かかる仕事を１日で行うように設定してしまったりする
ミスをなくすことができるのもメリットです。
最終目標までの間を１０等分しそれぞれ目標を設定する
次に、目標を１０等分することについて説明していきます。
なぜ分割するのかと言うと、途中目標を設定することで
小さな成功体験を積み重ね、モチベを持続させるのに最適だからです。
おすすめの目標設定としては
できるだけ具体的に設定したゴールを１０等分して
１日毎の目標を作るのをオススメします。
例としては
最終目標：１０日後の月曜日の１１：００までに課長に提出する予算資料を１０ページ作成する
↓
中間目標：１日のノルマは最低１ページ作成すれば間に合う
このように設定することで
今日やるべきことが明確になります。
毎日、最終目標までの距離と、中間目標までの距離を確認し軌道修正する
１日毎の目標を設定したら、その日の終わりに１日の目標をどの程度達成したのか、
また、最終目標までの距離を再確認し、軌道修正を行います。
これらを行うことで目標を達成できるようになります。
仕事を分解してから取り掛かる理由としてはタスクを明確にするためです。
例えば、
１０日後の月曜日の１１：００までに課長に提出する予算資料を１０ページ作成する
という課題があったとして
タスクとしては
予定資料の作成の中身を分解していきます。
- 文章作成
- パワポスライド作成
- 誤字脱字チェック
などタスクを分解できます
このようにすることで
行なったタスクと行っていないタスクを分類します
このようにすることで、ミスをなくし効率的に作業を進めることができます。
目標設定しても達成できない方へ
ここまで読んできてこのように思う方もいらっしゃるのではないでしょうか？
という方もいるかと思います。
そんな時は、自分の力だけでなく人の力も借りましょう。
具体的には、
上司や同じ経理課の人で共同でタスク管理を行いましょう
例えば、共同のエクセルやスプレットシートを用いて
今日やるタスクと進捗を記入しましょう。
このようにすることで、上司側も社員のタスクを一眼で把握でき、
自分側も強制的にタスクを行うことができます。
仕事を分解してから取り掛かる
仕事が楽しくなる方法として、「タスクを分解する」ことをオススメします。
理由としては、単純作業であってもいくつかの行動に分けられます。
その中で自動化できる部分やお願いできる部分を除いた
「やりにくい」部分に関しては自分で行います。
このようにすることで、仕事量自体を減らすことができます。
タスクの具体的な分解方法
次に具体的なタスクの分解方法について解説していきます。
タスク分解の手順は以下の２つになります。
- 一日の仕事を洗い出す。
- １つあたりの必要時間を書き出す。
それではみていきましょう
１日の仕事を洗い出す。
まず、その日の仕事を前日中に洗い出しましょう。
と思う方もいらっしゃると思います。
理由としては、
当日に行うとタスクを洗い出すために頭を使うので、その分疲れます。
なので、前日に行ってください。
オススメは寝る前３０分前に書き出してください。
そのようにすれば、明日のタスクを効率的に行うことができます。
１つあたりの必要時間を書き出す
次に必要時間を書き出すことで、タスクごとの”重さ”を分別できます。
重さとはタスクを完了するのにどの程度時間がかかるのかを見える化したものです。
重さを判別したのちに、軽いタスクからこなしていきましょう
そうすることで、小さな成功体験を重ねることができます。
すると、モチベーションが高まり、重いタスクもこなしやすくなります。
やりやすい仕事を先に片づける
理由としては、小さな成功体験を積み重ねることで
自分が抱えている仕事の中で
気が進むタスクと気が進まないタスクに別れます。
まず、やりやすいタスクから片付けることで
モチベーションを上げて
嫌いなタスクもこなせるようになります。
具体例としては、５分程度で完了でき、なおかつやってて嫌ではない仕事をこなすのがオススメです。
ひとりになって仕事をする
タスクを行う上で効率が低下する理由としては
他の人に仕事のことで話しかけられることで
作業が中断することです。
そのため一人で仕事を行いましょう
そうすれば、タスクを効率的に行うことができます。
そうは言っても
このように思う方もいらっしゃると思います。
と思う方もいると思います
おすすめは
早めに会社に出社して仕事をする
をオススメします。
早めに出社することで
電話もかかってこない
人も話しかけてこない 状態を作れます。
最初に1日の仕事の流れをイメージしておく
仕事に取り掛かる前に
今日１日の仕事を洗い出し行う流れをイメージしましょう
できれば、前日に行うことができれば翌日は楽に仕事ができます。
具体的には、朝の10時から予算管理をやり１１時からは店舗別のPLを作るなど
このように、書き出しておきます。ポイントとしては
- いつ
- なにを
- どのくらい
を明確にして書き出しましょう
予算管理をするならば
いつ→朝１０時
何を→予算管理
どのくらい→斬隊の１/10だけ行う
このように考えておきます。
繰り返しの作業は、システム化しておく
経理の業務はルーティンワークが業務全体の７割ほどになります。
そのため、自動化できれば大幅に短縮できます。
おすすめはエクセルで使える「マクロ」を組んでおくことです。
マクロについては下の動画が見やすくわかりやすので貼っておきます。
苦手な作業を同じ部署内で交換する
どうしても、やりたくない単純作業は思い切って
同じ部署内の人と交換しましょう。
このように聞くと
と思いますよね。
これは、いつもどのくらい経理部内で貢献できているのかに関係してきます。
例えば、いつも自分から「何か仕事がないか」聞いたり、忙しそうな方に
「僕手伝いますよ」と常に声をかけておきましょう。
そうしておくことによって、快く仕事を交換してくれます。
まとめ 単純作業もやり方次第で楽しくなる
いかがでしたでしょうか
単純作業でもやり方次第でうまく処理できるようになります
上記の６つの方法を使って
効率的に作業を行いましょう
どうしても業務が楽しくなければ、会社の業務が自分に合わない可能性があります。
辛ければ転職も視野に入れよう！
